Aan de slag bij Stichting Lezen en Schrijven

Naast opdrachten binnen de zorg, overheid of het onderwijs, voeren we soms ook opdrachten uit bij andere organisaties met een grote maatschappelijke impact. Zo gingen Morgens-consultants Joyce Luk en Myrna van Dongen recent aan de slag bij Stichting Lezen en Schrijven. In dit interview vertellen ze over deze opdracht, wat het zo leuk maakte en hoe ze vooruitgangskracht hebben gerealiseerd met de medewerkers van deze stichting.

Kunnen jullie ons meenemen in de opdracht?

“De vraag kwam van de directeur/bestuurder van Stichting Lezen en Schrijven, Hanneke Propitius”, vertelt Joyce. “Het managementteam (MT) en het strategieteam waren al gestart om tot een nieuwe meerjarenstrategie te komen, maar ze hadden behoefte aan begeleiding. De reden hiervoor was dat er sprake was van flinke tijdsdruk én er stevige keuzes gemaakt moesten worden. Door het uitbesteden van de procesbegeleiding, had het MT de handen vrij om mee te doen en denken.”

Myrna: “Stichting Lezen en Schrijven had de wens om via het Objective – Goals – Strategies – Measurement (OGSM) model te komen tot een beknopte meerjarenstrategie. Wij zijn gevraagd de sessies te begeleiden waarmee we dat model konden invullen. En dat deden we, maar wel op de Morgens-manier natuurlijk!”

OGSM-model

Je objective is je ambitie, je goals zijn je doelstellingen, je strategies zijn je strategische keuzes en je measures zijn de maatregelen die je gaat nemen. Het OGSM-model helpt om je organisatiestrategie in samenhang in beeld te brengen en te bepalen hoe je deze in de praktijk gaat brengen.

Hoe hebben jullie deze opdracht aangepakt?

Joyce: “Tijdens de eerste werksessie met het strategieteam bespraken we de belangrijkste conclusies tot nu toe. Zo hadden ze al scans en analyses gemaakt en diverse gesprekken gevoerd. We hebben in deze sessie ‘de klokken gelijkgezet’ en vanuit daar zijn we stapje voor stapje verder gegaan. We hebben onze bevindingen vertaald naar een SWOT, die getest bij het MT om te kijken of ze het herkenden, en vervolgens onze bevindingen uit de SWOT in een confrontatiematrix gescoord. De belangrijkste conclusies uit die confrontatiematrix hebben we vervolgens gebruikt als uitgangspunt voor de strategieën.

Op basis van diverse werkvormen en modellen en alles wat daar weer uitvloeide, zijn we de strategie verder gaan vormgeven in het OGSM-model, maar wel op een Morgens-manier.”

SWOT-analyse

Een SWOT-analyse geeft inzicht in de belangrijkste sterktes (Strengths), zwaktes (Weaknesses), kansen (Opportunities) en bedreigingen (Threaths) van de organisatie.

Confrontatiematrix

Een confrontatiematrix baseer je op de uitkomsten van je SWOT-analyse. Je zet de uitkomsten van de interne analyse (sterkten en zwaktes) tegenover de uitkomsten van de externe analyse (bedreigingen en kansen). Zo ‘confronteer’ je als het ware de sterkten en zwakten van de organisatie met de kansen en bereidingen uit de markt. Dit helpt je om je strategische richting te kiezen.

En wat bedoel je met de Morgens-manier?

Joyce: “We hebben bijvoorbeeld voor de objective, ofwel de ambitie, gevraagd of iedereen kon gaan ‘dromen’ over de manier waarop ze zouden willen dat de Stichting Lezen en Schrijven er in 2028 voor zou staan. En vervolgens zijn we die uitkomsten verder gaan concretiseren. Ook hebben we regelmatig Liberating Structures en andere creatieve werkvormen toegepast. Zo hebben we bij elke werksessie een check-in gebruikt, hebben we een ‘cross the line’-oefening gedaan om makkelijker tot keuzes te komen, noem maar op!”

Myrna: “We stapten op een rijdende (snel)trein en daardoor hadden we weinig ruimte om de samenwerking rustig op te bouwen, maar al vrij snel hadden we een goede modus te pakken, omdat iedereen bij Stichting Lezen en Schrijven heel betrokken en gedreven is om tot een mooi resultaat te komen. Joyce verzorgde de sessies met het strategieteam, en ik de sessies met het MT. De resultaten koppelden we vervolgens terug naar de andere teams. Zo hebben we constant die OGSM in beide teams teruggekoppeld en zijn we met z’n allen tot het eindresultaat gekomen. Op die manier konden we ook agile te werk gaan.”

Joyce: “In alles wat we deden, probeerden we het vooral ook leuk te houden. En dat is ook de ‘Morgens Way of Working’. Het was soms zware en complexe kost, dus het was fijn om de luchtigheid erin te houden.”

Myrna: “En inhoudelijk heeft dat een meerjarenstrategie in concept opgeleverd, waarmee Stichting Lezen en Schrijven met meer focus, meer impact kan maken. Zo hebben we echt vooruitgangskracht kunnen realiseren. Wat Stichting Lezen en Schrijven nu wil doen, is de doorvertaling van de organisatie-brede OGSM naar plannen op afdelingsniveau. Ook dat mogen we begeleiden door middel van een aantal werksessies.”

Zien jullie veel overlap tussen het werk bij Stichting Lezen en Schrijven en jullie andere opdrachtgevers?

Stichting Lezen en Schrijven is namelijk niet een doorsnee opdrachtgever van Morgens. Toch kwam de ervaring van Myrna en Joyce goed van pas. Myrna: “Ja, ik denk dat uitvoeringsorganisaties van de overheid veel kunnen leren van organisaties als Stichting Lezen en Schrijven. Het is belangrijk dat uitvoeringsorganisaties snappen hoe mensen met beperkte basisvaardigheden leren én hoe ze informatie tot zich nemen. Dat is heel erg belangrijk om een positieve klantbeleving te kunnen bieden bij bijvoorbeeld de Belastingdienst, het UWV of DUO. Daar kan een mooie samenwerking met Stichting Lezen en Schrijven aan bijdragen.”

Joyce: “Gemeenten zijn ook belangrijke partners voor Stichting Lezen en Schrijven. Veel gemeenten willen hun dienstverlening richting deze groep te verbeteren, maar dat blijft in de praktijk vaak lastig. Stichting Lezen en Schrijven kan juist dan heel goed meedenken. Klop daarom bij elkaar aan en zie elkaar als partner!”